Engagement sous contrat à durée déterminée pouvant déboucher sur un CDI + Réserve de recrutement pour CDR, CDD, CDI
En collaboration avec l’équipe en place, l’employé d’administration (H/F/X) Population – État civil assurera un accueil de qualité aux citoyens et devra délivrer tous les documents relatifs à la population, l’état civil et aux étrangers.
Il accompagnera les citoyens dans leurs démarches pour l’obtention de documents (Carte d’identité, Passeport, Permis de conduire…) et attestations. Il gère les formalités administratives relatives aux matières concernées par les services Etat-Civil, Population et Etrangers.
Il/elle apportera également un appui à la gestionnaire administrative des cimetières.
DESCRIPTION DE LA FONCTION (liste non exhaustive) :
- Informer sur le contenu, les conditions et les procédures à suivre et délivrer les documents demandés
- Délivrer les documents officiels au guichet : cartes d’identité, passeports, titres de voyage, titre de séjour, permis de conduire, extraits de casier judiciaires, autorisations parentales de quitter le territoire, etc.
- Assurer le suivi des dossiers relatifs aux déclarations de naissance, reconnaissances, choix du nom, déclarations de mariage, déclarations de décès : enregistrer les données dans les registres adéquats, vérifier les conditions et pièces, dresser les actes ;
- Mettre à jour et imprimer des compositions de ménage ;
- Légaliser les signatures ;
- Assurer le suivi des changements de domicile et tenir le Registre de Population à jour ;
- Assurer le suivi des dossiers relatifs aux déclarations de cohabitation légale, aux cessations de cohabitation légale, au changement de sexe, changement de nom, de prénoms, rectifications ;
- Enregistrer les déclarations concernant les dernières volontés ;
- Enregistrer les déclarations de dons d’organes et les déclarations anticipées d’euthanasie ;
- Délivrer les certificats de domicile, de vie et de nationalité ;
- Délivrer les extraits des registres d’état civil ;
- Veiller à la bonne conservation des Registres d’Etat civil ;
- Organiser les mariages et assurer le suivi des Noces à célébrer et Centenaires à fêter ;
- Vérifier et intégrer des actes d’état civil étrangers ;
- Assurer le suivi des dossiers relatifs à la demande d’obtention de la nationalité belge ;
- Déclarer l’arrivée de personnes en séjour touristique ;
- Gérer des dossiers de citoyens non-belges ;
- Se tenir informé des réglementations en cours et se former le cas échéant ;
- S’assurer de la conformité des documents fournis à / et par le citoyen
- Renseigner les citoyens par téléphone
- Rédiger des courriers
COMPÉTENCES SOUHAITÉES :
- Avoir un sens aigu de l’accueil, de l’écoute et du service aux citoyens ;
- Disposer d’une bonne capacité communicationnelle ;
- Être rigoureux et dynamique
- Pouvoir gérer des dossiers de manière autonome, mais également en concertation avec d’autres collègues ou organismes ;
- Faire preuve de flexibilité ;
- Pouvoir faire preuve d’empathie et traiter chaque personne avec considération ;
- Pouvoir adapter son comportement et son langage à l’interlocuteur en face de soi ;
- Être rigoureux et respecter les instructions réglementaires ;
- Faire preuve de discrétion ;
- Posséder une bonne maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook) ;
- Jouir d’une excellente maîtrise de la langue française et de l’orthographe ;
- Avoir une bonne résistance au stress et pouvoir s’adapter à toute situation ;
- Avoir un bon esprit d’équipe
- Être disposé à suivre des formations
Conditions d’accès à la sélection:
- Posséder au minimum un certificat de l’enseignement secondaire supérieur (CESS) ;
- Posséder une bonne maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook) ;
- Être belge ou citoyen de l’Union européenne
- Jouir de ses droits civiques et politiques
- Être de conduite irréprochable
Atouts :
- Disposer d’une expérience professionnelle dans les domaines visés par la fonction
- Maîtriser les logiciels tels que Saphir, Belpic, Belpass, Mercurius et/ou Gigwal (cimetières)
- Être titulaire d’un passeport APE valable au moment de l’entrée en fonction
- Être disponible pour une entrée en fonction immédiate
PRESTATIONS :
- Prestations minimums à temps partiel (19h/semaine) pouvant évoluer en fonction des besoins de l’organisation du service
- Prestations le mercredi après-midi et en début de soirée afin d’assurer les permanences
CONTRAT PROPOSÉ :
En plus de la possibilité d’exercer une fonction au travail riche et varié dans une commune rurale et au sein d’une Administration communale soucieuse du bien-être de ses employés, nous vous proposons :
- Un CDD de 6 mois qui peut déboucher sur un CDI
- Emploi contractuel sous statut Employé APE
- Temps partiel 19 H/semaine/ 38 h semaine
- Echelle barémique D4 => Traitement annuel brut 32.200,74 € (sans ancienneté) et maximum 49.092,95 € (25 années d’ancienneté) traitement annuel brut indexé – (Index au 01/12/2025)
- Allocation de fin d’année / pécule de vacances / régime de congé secteur public
- Possibilité de valoriser jusqu’à 6 ans d’ancienneté du secteur privé et l’ensemble de l’ancienneté du secteur public
- Octroi d’un chèque-repas par jour presté (valeur faciale : 7 €)
- 2nd pilier de pension
- Constitution d’une réserve de recrutement de 1 an à laquelle il pourra être fait appel pour des CDR, CDD ou CDI.
- Remboursement à 100% de frais de transport en commun entre le domicile et le lieu de travail
- Indemnité pour l’usage du vélo sur le chemin du travail
DÉPÔT DES CANDIDATURES :
Votre dossier de candidature complet portant la mention « Recrutement Population/Etat-Civil »
1. se compose impérativement :
- Un CV à jour
- Une lettre de motivation
- Une copie du diplôme et/ou attestation de réussite
- Une copie recto-verso de la carte d’identité
- Un extrait de casier judiciaire modèle 595 datant de moins d’un mois (au moment de l’envoi du dossier de candidature)
2. doit parvenir au Collège communal, Chaussée de Gramptinne 112 à 5340 Gesves avant le 8 janvier 2026 :
- soit par courrier recommandé postal
- soit par courrier déposé contre récépissé
- soit par e-mail (recrutement@gesves.be)
Tout dossier incomplet à la date de clôture du dépôt des candidatures sera écarté d’office.
Les candidat(e)s ayant satisfait à l’épreuve de sélection (60% au moins au total) mais non appelés en service seront versés dans une réserve de recrutement valable un an, renouvelable une fois.
L’examen de recrutement comporte trois épreuves :
- épreuve écrite : connaissance de la Commune de Gesves, des éléments de base du fonctionnement de la Commune et sur les matières propres à la fonction.
- épreuve informatique
- épreuve orale : destinée à apprécier la motivation des candidats et comparer leur profil avec les exigences de la fonction.
Tout renseignement complémentaire peut être obtenu auprès de Madame Sophie RENOIRTE au 083/670.201 (à partir du 05/01/2026) – recrutement@gesves.be.
