Formulaire multidisciplinaire Évènements d’ordre public

Informations générales relatives à l’évènement

Nom de l’évènement	Abréviation de l’évènement

Lieu où se déroule l’évènement (éventuellement plusieurs villes et/ou communes)
Nature de l’évènement
Date de début de l’évènement
Date de fin de l’évènement
Donnez plus d’informations détaillées sur le timing de l’évènement Heure exacte de début et de fin, durée, éventuelle interruption ? Le programme doit être joint en annexe.
L’évènement est-il accessible au public ?	Oui: Non:
L’évènement est-il organisé sur la voie publique ou sur un terrain fermé ?
L’évènement a-t-il déjà été organisé par le passé ?	Oui: Non:
Si oui, numéro de référence (si connu)	Numéro de référence

Données de l’organisateur

Nom de l’organisateur	Coordonnées de l’organisateur
Adresse : Tel : Fax :
Site internet de l’organisateur :	www.
Page Facebook :
Compte Twitter :

Statut de l’organisateur
ASBL ?	Autorités ?	SPRL ?	SA ?	Association de fait ?	Personne physique ?	Organisation syndicale ?
Numéro de TVA (si pertinent) :

Listing assurance de l’organisateur :

Public

Nombre total prévu de participants, par catégorie En cas d’évènements sur plusieurs jours, le nombre total de personnes présentes prévues par jour. Visiteurs Collaborateurs (de l’organisation) Participants (ex. à une marche, …) Y a-t-il des riverains ?	Nombre de visiteurs Nombre de collaborateurs Nombre de participants Oui : Non :
Quelle est la capacité maximale ? (selon l’organisateur)
Nombre total de personnes engagées par l’organisation. Par type d’activité (ex. logistique, sanitaire, restauration, sécurité, …)
Estimation du pourcentage de personnes présentes simultanément à l’évènement ? (hors camping si celui-ci existe)	%
Donnez le nombre de participants attendus en fonction des plages horaires ? (notamment quand prévoit-on le pic de fréquentation ?)
Nombre de participants aux éditions précédentes Si pertinent

Dynamique du public ? Quelle est la dynamique ?
Assis/ statique	Debout/ calme	Dynamique	Déambulant

Eléments pour l’évaluation du risque

Est-ce qu’une analyse spécifique des risques a été réalisée pour les risques avec un impact interne ou externe sur l’évènement ? Si oui, spécifiez les risques les plus pertinents, quelles mesures appropriées ont été prises, et indiquez par qui elles ont été validées et joignez l’évaluation des risques en annexe.	Oui : Non : Explication

Public

Y a-t-il un risque accru de surpopulation ?	Oui : Non : Explication
Y a-t-il un risque accru de réaction de panique de la part de la foule ?	Oui : Non : Explication
Y a-t-il un risque accru de ruée lors de l’évènement ?	Oui : Non : Explication
Y a-t-il un risque accru de violence lors de l’évènement ?	Oui : Non : Explication
Y a-t-il un risque accru de présence de groupes cibles violents ?	Oui : Non : Explication
Prévoit-on la présence de VIP qui nécessite des mesures supplémentaires ? Si oui, de quelles personnalités, fonctions, … s’agit-il ?	Oui : Non : Explication
Utilisez-vous un outil pour surveiller le public présent ? Exemple via RFID, signal bluetooth, …	Oui : Non : Explication

Risques pour la santé

Température prévue et conditions météorologiques lors de l’évènement	Minimum : °C, Maximum : ° C Conditions météorologiques
Des mesures préventives sont-elles prévues en cas d’éventuels coups de soleil ?	Oui : Non : Explication
Est-ce qu’un abri est prévu en cas de conditions météorologiques extrêmes ?	Oui : Non : Explication
Y a-t-il un risque accru lié à la consommation d’alcool ?	Oui : Non : Explication
Y a-t-il un risque accru lié à la consommation de drogues ?	Oui : Non : Explication
Y a-t-il une pathologie de base connue pour au moins 10% du public ?	Oui : Non : Explication
Les mesures nécessaires ont-elles été prises par les stands de nourriture pour respecter la chaîne du froid ? Plus d’informations : www.afsca.be	Oui : Non : Explication
Un flyer reprenant des gestes de précautions a-t-il été prévu lors de la remise du ticket d’entrée ? (ex. se protéger en cas de soleil, s’hydrater, …)	Oui : Non : Explication
Est-ce que des activités dynamiques/ physiques qui entraînent un risque accru d’accident ont été prévues pour des participants ou visiteurs ? (exemple : parcours d’équilibre, mur d’escalade, …)	Oui : Non : Explication
Distance jusqu’aux urgences les plus proches ? Conformément à l’Aide Médicale Urgente (AMU)	km

A-t-on prévu suffisamment de toilettes mobiles ? Combien ? Sont-elles régulièrement nettoyées ? Si oui, par une société ?	Oui : Non : Combien ? : Explication
A-t-on élaboré une politique des déchets spécifique ? Poubelles reconnaissables ? Système de tri ? …	Oui : Non : Explication

A-t-on prévu un poste de secourisme ? Si oui, combien et où ?	Oui : Non : Combien ? : Lieu
A-t-on prévu des dispositifs spécifiques pour les personnes handicapées ? Si oui, lesquels ?	Oui : Non : Explication

Eléments particuliers comprenant des risques supplémentaires

A-t-on prévu de lancer des feux d’artifice lors de l’évènement ?	Oui : Non : Explication
Si oui, nom et contact de l’artificier, lieu exact des feux d’artifice, date et heure et accord éventuel de la DG Aviation.	Nom : GSM : Lieu des feux d’artifice : Moment : Date, heure : Autorisation DG Aviation ? : Oui : Non :
Est-ce qu’un lâcher de ballons a été prévu lors de l’évènement ?	Oui : Non : Explication
Si oui, quel est le nombre estimé ? Moment et accord éventuel de la DG Aviation.	Nombre : Moment : Date, heure : Autorisation DG Aviation ? : Oui : Non :
Est-ce que des effets pyrotechniques sont prévus/à prévoir lors de l’évènement ? Exemples : feu de Bengale, poudre à canon, feu ouvert, ...	Oui : Non : Explication
A-t-on prévu l’utilisation de skytracers et lasers pendant l’évènement ?	Oui : Non : Explication
Si oui, décrivez leur utilisation ? Heure et date et accord éventuel de la DG Aviation.	Description : Moment : Date, heure : Autorisation DG Aviation ? : Oui : Non :

A-t-on prévu la présence d’animaux lors de l’évènement ? Si oui, quels animaux ? Des mesures de protection spécifiques ont-elles été prévues ?	Oui : Non : Explication
Des drones ont-ils été engagés lors de l’évènement ? Si oui, précisez lesquels, la quantité, les éventuelles autorisations, …	Oui : Non : Explication
La présence d’armes à feu est-elle prévue/à prévoir pendant l’évènement ? Si oui, précisez lesquels, la quantité, les éventuels permis, …	Oui : Non : Explication
Des écrans géants sont-ils placés pendant l’évènement ? Si oui, précisez la quantité, les lieux, la grandeur, …	Oui : Non : Explication
A-t-on prévu la présence de drones lors de l’évènement ? Si oui, des mesures de protection spécifiques ont-elles été prévues conformément à la circulaire relative à la gestion des drones lors de grands événements en plein air ?	Oui : Non : Explication

Risques supplémentaires liés à l’infrastructure

Veuillez joindre en annexe un plan détaillé du terrain et/ou du parcours et/ou du camping. Les éléments suivants doivent être désignés sur celui-ci :

Voies d’évacuation/sortie

Grillages

Postes de premiers secours

Eventuelles sources de risques

Dispositifs utilitaires

Contrôle d’accès

En cas d’évènement sur un terrain public ou privé :
Quelle est la taille du terrain ?	m²
Est-ce qu’une clôture avec des barrières Nadar ou des hautes grilles est prévue ?	Oui : Non : Surveillé ? :
Une tribune est-elle prévue ? Capacité	Oui : Non : places
Un podium est-il prévu ? Taille ?	Oui : Non : m²
Est-ce qu’une tour PA est prévue ? Taille ?	Oui : Non : m
Est-ce que des voies d’évacuation, de sortie ont été prévues ? Si oui, quelle largeur ?	Oui : Non : Nombre Largeur m
En cas d’évènement dans le centre :
Combien de places et rues sont concernées ? lesquelles ?
Une tribune est-elle prévue ? Capacité ?	Oui : Non : places
Est-ce qu’une tour PA est prévue ? Taille ?	Oui : Non : m
Un podium est-il prévu ? Taille ?	Oui : Non : m²
En cas de marche/manifestation mobile :
Quelle est la longueur de la marche ?	mètres
En cas d’évènement dans un lieu intérieur :
Est-ce que les consignes d’incendie ont été respectées ?	Oui : Non : Explication
Quel est le nombre maximum de personnes autorisées ? Est-ce que les consignes ARAB ont bien été respectées ?	personnes Oui : Non : Explication
En cas d’évènement en tente(s) :
Quelle est la superficie de la tente ?	Superficie de la tente
Quel est le nombre de places assises/debouts ?	places assises places debouts
Accessibilité au public ? Ou uniquement pour l’organisation de l’évènement ?	Explication
La tente est-elle chauffée, si oui comment ?	Explication
Nom du fabricant des tentes	Nom
Est-ce que les certificats de stabilité et de conformité nécessaires seront délivrés ?	Oui : Non : Date :
Est-ce qu’il existe un plan de construction pour les tribunes, podiums, tentes, … ? Si oui, veuillez le joindre en annexe	Oui : Non : Explication

Y a-t-il des sources de risques spécifiques comme des raccordements au gaz, des cabines à haute tension, etc. ? Si oui, lesquels ?	Oui : Non : Explication
De quoi est constitué le sous-sol de l’évènement ? Est-ce que des mesures spécifiques ont été prévues pour la stabilisation ?	Sous-sol
Quelles sont les dispositifs utilitaires présents et utilisés pour l’évènement ?	Raccordements au gaz Raccordement à l’eau Raccordement à l’électricité Groupe de courant Nombre : - Puissance : kW

Si un camping est prévu pour les visiteurs :

(tenez compte d’une éventuelle réglementation spécifique)

Quelle est la superficie totale prévue ?	m²
Quel est le nombre maximum de place ?	tentes
Quel est le nombre maximum de personnes sur le camping	personnes
Donnez une estimation du nombre total de personnes présentes simultanément	Nombre de personnes
Est-ce que des dispositifs de premiers soins sont prévus sur le terrain ?	Oui : Non : Explication
Est-ce que les dispositifs nécessaires sont prévus en matière de sécurité incendie ?	Oui : Non : Combien ? : Explication
Combien d’entrées et sorties ainsi que de voies d’évacuation sont prévues sur le camping ? (donnez des informations supplémentaires (ex. éclairage présent ?)	Oui : Non : Combien ? : Explication
Est-ce que le débit d’eau potable a été prévu en suffisance ?	Oui : Non : Combien ? : Explication
Combien de toilettes seront présentes ? Est-ce suffisant ?	Oui : Non : Combien ? : Explication
Combien de douches seront présentes ? Est-ce suffisant	Oui : Non : Combien ? : Explication
Ordre public, tranquillité et éventuelle nuisance

A-t-on fait appel à une entreprise de gardiennage privée pour le contrôle d’accès ? Si oui, complétez les réponses suivantes	Oui : Non :
Décrivez précisément la mission	Description mission
Combien de personnes d’une entreprise de gardiennage privée sont engagées ?	Nombre
Quel est le nom de l’entreprise ?	Nom entreprise
Numéro de reconnaissance intérieur :	Numéro de reconnaissance

A-t-on fait appel à une entreprise de gardiennage privée pour le contrôle des biens ? Si oui, complétez les réponses suivantes	Oui : Non :
Décrivez précisément la mission	Description mission
Combien de personnes d’une entreprise de gardiennage privée sont engagées ?	Nombre
Quel est le nom de l’entreprise ?	Nom entreprise
Numéro de reconnaissance intérieur :	Numéro de reconnaissance

A-t-on fait appel à une entreprise de gardiennage privée pour la sécurité lors de l’évènement sur le lieu de l’évènement ? Si oui, complétez les réponses suivantes	Oui : Non :
Décrivez précisément la mission	Description mission
Quel est le nom de l’entreprise	Description stewards
De combien de volontaires s’agit-il ?	Nombre de stewards
Numéro de reconnaissance intérieur :	Numéro de reconnaissance

Des gardiens volontaires ont-ils été engagés pour contribuer à la sécurité de cet évènement ? Si oui, complétez les réponses suivantes	Oui : Non : Explication
Décrivez précisément la mission	Description mission
Décrivez qui sont ces stewards	Description stewards
De combien de stewards s’agit-il ?	Nombre de stewards
Sont-ils visuellement reconnaissables lors de l’évènement ?	Nombre de stewards

Un plan d’évacuation a-t-il été établi ? Si oui, veuillez le joindre en annexe et complétez les réponses suivantes :	Oui : Non :
Est-ce des procédures spécifiques d’évacuation ont été définies ? (ex. qui prend la décision, comment et quand communique-t-on, … ?)	Oui : Non : Explication
Combien de sorties d’évacuation ont été prévues ? quelle est leur largeur ?	Nombre + explication
Est-ce que les sorties d’évacuation débouchent sur les voies publiques appropriées ?	Oui : Non : Explication
Est-ce que les voies d’évacuation sont rendues suffisamment visibles ?	Oui : Non : Explication
Est-ce que le plan d’évacuation est suffisamment testé avant l’évènement ? ou est-ce prévu lors de l’évènement ?	Oui : Non : Explication
Est-ce que des procédures spécifiques sont élaborées en cas d’éventuel arrêt de l’évènement ? (Communication, évacuation terrain, accords avec des sociétés publiques de transport, …)	Oui : Non : Explication

Est-ce qu’une nuisance sonore supplémentaire est produite lors de l’évènement (musique, véhicules bruyants, chants, …)	Oui : Non : Explication
Est-ce que des mesures spécifiques ont été prises pour limiter la nuisance sonore pour les riverains ?	Oui : Non : Explication
Est-ce qu’une communication est prévue à l’attention des riverains ?	Oui : Non : Explication
Est-ce que les réglementations en vigueur en matière de nuisance sonore sont respectées ?	Oui : Non : Explication

Mobilité

Est-ce que des transports publics spécifiques sont organisés vers cet évènement ? Si oui, prévoir plus d’explication sur ce type de transport et les accords qui doivent être conclus pour le transport des voyageurs vers le lieu de l’évènement	Oui : Non : Explication
Est-ce que des transports (publics) spécifiques sont organisés sur l’évènement ? Si oui, prévoir plus d’explication sur le type de transport et les accords conclus sur le lieu de l’évènement	Oui : Non : Explication

Est-ce des rues, places, domaines publics doivent être fermés pendant et/ou en préparation et clôture de l’évènement ? Si oui, dressez une liste, à quel moment, …	Oui : Non : Explication

Faut-il apporter des changements spécifiques à la circulation du trafic des véhicules sur le lieu de l’évènement ? Si oui, lesquels, à quel moment,…	Oui : Non : Explication
Faut-il prévoir une interdiction de parking pour les véhicules pendant l’évènement ? Si oui, dans quels endroits, à quels moments,…	Oui : Non : Explication
Est-ce que les transports publics doivent être déviés pendant l’évènement ? Si oui, de quelles lignes s’agit-il, à quels moments, est-ce que des accords ont déjà été conclus avec les sociétés de transport, …	Oui : Non : Explication
Est-ce que des mesures spécifiques ont été prévues pour mener à bien les départs à la fin de l’évènement ? Si oui, quelles mesures ont été prises ?	Oui : Non : Explication

Si un (des) parking(s) est (sont) prévu(s) :

Pour qui les parkings ont-ils été spécifiquement prévus ? Précisez leur nombre	Organisation : Public : Payant ? : Invités/VIPS : Presse : Services de secours et intervention : Mobilité réduite :
Est-ce des parkings sont prévus sur un terrain privé ou public ?	Public : Privé : Les deux :
Est-ce qu’une surveillance est prévue ? Afin de pouvoir avertir en cas d’urgence les services de secours. Si oui, par qui ?	Oui : Non : Explication
Est-ce que des mesures de sécurité spécifiques sont prévues pour le(s) parking(s) ? Exemple : gardiennage, sécurité incendie, prévention de boue, ...	Oui : Non : Explication
Est-ce qu’un service de navettes est organisé du parking vers l’évènement ? Si oui, donnez les endroits exacts	Oui : Non : Explication
Est-ce que des parkings spécifiques vélos (surveillés) sont prévus pendant l’évènement ?	Oui : Non : Explication

Information et communication

Quelle publicité est faite pour l’évènement ?
Affiches locales	Affiches répandues	Radio	Télévision	Internet	Médias sociaux

A-t-on prévu la présence de presse pendant l’évènement ? Si oui, spécifiez quelle genre de presse	Oui : Non : Explication
Prévoit-on qu’au moins 10% de la population sera allophone ? Si oui, quelles langues et spécifiez comment en tenir compte au niveau des mesures	Oui : Non : Langues : Mesures : explication
Est-ce qu’un responsable pour les contacts presse est prévu ? Si oui, complétez les coordonnées de contact dans la partie 10	Oui : Non :

Quels dispositifs spécifiques ont été prévus?
Accueil	Point d’info	Enfants perdus	Objets perdus	Point de recharge GSM	Autre
Spécifiez autres

Est-ce que des panneaux d’information spécifiques sont prévus ? Si oui, spécifiez Exemple : sanitaire, programme, règlement, …	Oui : Non : Explication
A-t-on prévu la signalisation nécessaire pour l’accès à l’évènement ? Exemples : flèches, plan des routes, …	Oui : Non : Explication
A-t-on élaboré des messages en cas d’éventuelles surcapacité ? Exemples : via des journaux lumineux, twitter, …	Oui : Non : Explication
A-t-on prévu la signalisation nécessaire en ce qui concerne les mesures de sécurité ? Exemple : postes de secours, voies d’évacuation, …	Oui : Non : Explication
A-t-on prévu des panneaux lumineux lors de l’évènement qui permettent de communiquer ? Si oui, spécifiez le lieu où ceux-ci peuvent être commandés	Oui : Non : Explication
A-t-on prévu un hashtag spécifique pour Twitter l’évènement ? Si oui, spécifiez	Oui : Non : Twitter : Explication

A-t-on préparé des messages standards en cas d’incident ? Si oui, lesquels ?	Oui : Non : Explication
A-t-on conclu des accords avec les autorités sur qui communique et quand ?	Oui : Non : Explication
A-t-on prévu des dispositifs spécifiques supplémentaires pour des objectifs de communication en cas d’incident ?	Oui : Non : Explication
A-t-on conclu des accords spécifiques avec les opérateurs télécoms pour que la capacité des appels puisse être assurée pendant l’événement ?	Oui : Non : Explication

Est-ce que les riverains ont été suffisamment informés sur l’évènement? Si oui, quand ?	Oui : Non : Explication
Est-ce que des accords ont été conclus avec les autorités sur qui communique et quand ?	Oui : Non : Explication

Logistique et restauration

A-t-on prévu un logement pour le staff organisateur ? Si oui, où et de quand à quand ?	Oui : Non : Où et quand ?
A-t-on prévu un séjour pour (une partie) des visiteurs ? Si oui, où et de quand à quand ?	Oui : Non : Où et quand ?

A-t-on prévu des stands de nourriture où des plats chauds sont préparés ? Si oui, de quelle source de chaleur s’agit-il ? Si oui, a-t-on pris des mesures de prévention incendie spécifiques ?	Oui : Non : Source de chaleur ? Mesures prévention incendie
Est-ce qu’un barbecue ou un autre feu ouvert est prévu pour la préparation des repas chauds ? Si oui, spécifiez.	Oui : Non : Explication

Est-ce que des assurances spécifiques ont été souscrites ? Si oui, pour quel(s) risque(s), dans quelle institution et quel est le numéro d’assurance ?	Oui : Non : Explication

Faut-il éteindre l’éclairage public pendant (une partie de) l’évènement ? Si oui, à quel moment et quelles mesures spécifiques doivent être prises en cas d’incident lors de ces moments ?	Oui : Non : Explication

Mesures supplémentaires

A-t-ton établi un règlement d’ordre intérieur ? Où et comment est-il mis à disposition ? Si oui, le joindre en annexe (si spécifique pour le camping, il faut aussi le joindre)	Oui : Non : Explication

A-t-on prévu des mesures spécifiques pour la sécurité ? Ex. les premiers soins, extincteurs, seaux d’eau/de sable, couverture anti-feu, …	Oui : Non : Explication

Coordonnées de contacts utiles

Responsable organisation	Responsable sécurité évènement
Nom	Nom
Adresse	Adresse
Fonction pendant l’évènement	Fonction pendant l’évènement
Tel	Tel
Email	Email
GSM	GSM

Responsable médicale	Hôpital le plus proche
Nom	Nom
Prénom	Adresse
Adresse
Contact
Fonction	Informé de l’évènement ?	Oui : Non :
Email
GSM	Distance de l’évènement jusqu’à l’hôpital	km
Compétence décisionnelle
Appartient à l’hôpital suivant

Organisation poste de secourisme	Personne de contact poste de secourisme
Nom	Nom
Adresse	Adresse
Responsable pendant l’évènement	Email
Tel	Tel
Email	GSM
GSM

Pharmacien de garde pendant l’évènement	Médecin de garde pendant l’évènement
Nom	Nom
Adresse	Adresse
N° de tél	N° de tél
Averti ?	Oui : Non :	Averti ?	Oui : Non :

Responsable communication	Responsable contact presse
Nom	Nom
Adresse	Adresse
N° de tél	N° de tél
Fonction	Fonction
Email	Email

Nom et fonction responsable signature	Nom et fonction
Signature

Checklist Annexes

Programme

Timing construction et rangement

Liste participants

Analyse des risques

Plan détaillé du terrain

Plan de construction tribunes, podiums, tours PA, …

Plan d’évacuation

Procédures d’évacuation

Règlement d’ordre intérieur